密集柜的檔案資料排架法

在日常工作中，很多單位企業雖然使用了密集柜，但檔案類文件并不能完全整理歸納清楚，今天就請北京密集柜廠家-智英偉業發熱張工來給我們具體介紹一下密集柜的檔案資料排架法。

分類排架是目前大多數單位部門普遍采用的排架方法，如果采用這種排架法，那么對進入密集柜的書只需按照索書號進行上架。 它的優點不容置疑，無需敘述，但是它需要庫容量大、 書架充足。與此同時它的缺點非常明顯：①需要預留空間以便接納新入藏的檔案資料，這樣就浪費空間，達不到密集藏書的目的。 ②隨著時間的推移，剔舊到密集柜的書將會增多， 就會造成預留空間不足而需要倒架。 這就造成費時、 費力、 費錢、 費物。

密集柜的資料檔案來源是一線和二線剔舊下來的，年代排架法剔舊通常是以年代為分界線的。 如清華大學的密集柜是保存 1975 年以前出版的書，我們是可以通過對密集柜的書以年代區分， 就是將同一年代（或者相隔幾年）出版的書集中排架，那么同一年代的書是很多的，我們再將同一年代的書按照順號排架。我們在以年代剔舊的時候，那么同一年代的檔案資料我們同時并集中剔舊。比如，剔舊 1951年的，那么在一線和二線就不存在 1951年的檔案資料， 那么在存放密集柜的時候，對同一年代（如 1951年）就不需要預留空架，那么也就不需要倒架和浪費空間，在密集柜上貼上年代的標簽（如 1951 年），所以原來檔案資料的索書號是可以再利用，而不需要更改；借檔案資料復印補充重要的檔案資料；利用網絡、期刊數據庫下載打印資料； 為解急需可用電子版補缺。甄選有收藏價值的檔案資料裝訂，以節省部分費用用于復印、補購缺失的檔案資料。

總之， 檔案密集柜所提供的最重要的產品是信息服務， 持續改進是全面質量管理理念的最重要內容，貫標服務的目的是讓客戶滿意。根據質量管理職責，以積極認真的態度不斷改進， 切實做好這項工作，確保紙質檔案資料資源最佳利用率，讓客戶要滿意。

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